Liiketoiminta Etiketti kokouksen pyytämiseen

Liiketoimintakokoukset ovat väistämättömiä yritystoiminnan tosiasia. Annenbergin viestintälaitos UCLA: ssa ja Minnesotan yliopiston koulutus- ja kehittämistutkimuskeskuksessa havaitsivat, että yritysjohtajat viettävät jopa puolet työajastaan ​​kokouksissa. Sinun on käytettävä oikeaa liiketoiminnan etikettiä, kun pyydät kokousta auttamaan näitä johtajia ja muita työtovereita tekemään parhaan hyödyn rajoitetusta ajastaan.

Päivän video

Valmistelu

Valmistaudu kokoukseen ennen kuin lähetät pyynnön mahdollisille osallistujille. Luo yksityiskohtainen esityslista, joka kertoo tavoitteet ja kohteet, jotka katetaan, mukaan lukien mahdolliset toiminnot. Luettele kaikki muut, jotka vaaditaan osallistujilta. Tämä auttaa sinua pienentämään pyyntöluetteloasi oikeisiin kutsujiin sen sijaan, että kutsutte liikaa ihmisiä.

Aikaväli

Ilmoita kokoukselle kiinteä aikataulu ja anna sitoumuksestasi, että se alkaa ja päättyy pyyntönne hetkellä. Tämä kannustaa kutsujia kiireisillä aikatauluilla suostumaan tulemaan. He voivat ajoittaa toisen tapahtuman kokouksen jälkeen ja olla varma, että he voivat päästä sinne. Soittojen aloittaminen myöhässä ja ajaminen ajan mittaan on huono etiketti ja osoittaa, että henkilöitä, joita pyydit, osallistumatta.

Pyynnöt

Lähetä kokouspyynnöt potentiaalisille osallistujille. Käytä yrityksenne suosimaa muotoa. Jos sinulla on esimerkiksi tavallinen kalenteri- tai aikataulutusohjelmisto, voit käyttää kutsun lähettämistä. Pyydä vastaanottajia vastaamaan, voivatko he voivat osallistua ja sisällyttää "vastaa vastaamaan" mennessä. Tämä kertoo, että kutsusi vastaanotettiin ja luettiin.

Seuranta

Seuraa puhelinta, jos kukaan kutsusta ei vastaa määrättyyn päivämäärään mennessä. Pidä puhelu yksinkertaisena. Kysy, onko henkilö saanut kokouspyynnön ja selittänyt, ettet saanut vastausta. Varmista, onko hän osallistunut. Yleensä joku, joka ei reagoi, ei aio mennä kokoukseen, mutta tätä olisi selkeytettävä, jos hän vain unohti vastata.

Varoitus

Ilmoita vahvistetuille osallistujille mahdollisimman pian, jos joudut peruuttamaan kokouksen mistä tahansa syystä tai muuttamaan päivää, aikaa tai sijaintia. Hätätilanteita ei esiinny, ja prioriteetit ja järjestelyt eivät muutu, mutta on huono etiketti soittamaan kokouksen viime hetkellä tai tekemään muutosta, joka vaikuttaa osallistujiin. Muut todennäköisesti hylkäävät tulevat kokouspyyntisi, jos et noudata aikasi ilmoittamalla heille muutoksista tai peruutuksista viipymättä.